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Automatisierungen leicht gemacht mit zapier.com

Was lässt sich mit Zapier nun alles automatisieren?
– Grundsätzlich enorm viel.
– Ihr könnt neue Bestellungen aus eurem Onlineshop direkt in euer CRM oder euer ERP schreiben und einen Lieferschein ausdrucken.
– Ihr könnt eure Blogbeiträge direkt auf Social Media teilen
– Ihr könnt eure Emails von Plain Text in HTML umwandeln und durchsuchen und dann Felder daraus extrahieren und in eure Datenbank schreiben…

Seit einigen Monaten nütze ich zapier.com in vielen Bereichen sehr intensiv. Meine Hauptressource ist Zeit. Und weil Zeit kostbar und endlich ist muss ich mit dieser Ressource sehr geizig umgehen. Daher setze ich besonders für den Geschäftsalltag auf Automatisierungen wo auch immer möglich.

zapier.com ist da mein Lieblingstool. Es ist zwar nicht gerade günstig, doch wenn ich meine Zeit ins Verhältnis setzte sehr sehr wirtschaftlich.

Was lässt sich mit Zapier nun alles automatisieren?

  • Grundsätzlich enorm viel.
  • Ihr könnt neue Bestellungen aus eurem Onlineshop direkt in euer CRM oder euer ERP schreiben und einen Lieferschein ausdrucken.
  • Ihr könnt eure Blogbeiträge direkt auf Social Media teilen
  • Ihr könnt eure Emails von Plain Text in HTML umwandeln und durchsuchen und dann Felder daraus extrahieren und in eure Datenbank schreiben
  • Ihr könnt euren Kalender automatisieren und mit Tasks füllen die aus Emails gesendet werden.
  • Ihr könnt Nachrichten an Slack, Trello und andere Produktivitätstools senden wenn neue Nachrichten auf Social Media eintreffen oder neue Emails reinkommen zu spezifischen Themen.
  • und vieles mehr.

Die Möglichkeiten mit Zapier sind mehr oder weniger grenzenlos. Was zeitraubend ist, ist das Setup. Man muss die Schnittstellen verstehen welche miteinander verbunden werden. Man muss Daten verstehen und man muss Formatierungen verstehen wie Daten gesendet werden. Ausserdem ist es sehr wichtig, zu begreifen wie Prozesse und Workflows funktionieren und wie man sich an diese anpasst und nicht umgekehrt. Das ist vielleicht mein bester Tipp warum man Automatisierungen mit Zapier einsetzen sollte. Man überdenkt das eigene Geschäftsmodell und kann es durch Automatisierungen skalieren. Das ist toll.

Aber es birgt auch Schattenseiten. Automatisierungen sind wie erwähnt automatisch. Die laufen dann einfach durch. Wenn man also Kommunikation auf Social Media in einen ZAP integriert, sollten man schon sehr gut wissen was dort in welchem Format ausgespielt wird ohne, dass man noch was damit zu tun hat.

Wo sind Automatisierungen mit Zapier sinnvoll?

  • In wiederholenden Tätigkeiten
  • in dummen Tätigkeiten (Kunden erfassen beispielsweise die sich bereits im Onlineshop ein Login angelegt haben). Das führt nur zu Fehler und Problemen.
  • wenn man viele Systeme im Einsatz hat und Daten miteinander teilen möchte
  • wenn man schneller werden will
  • wenn man viele Bestellungen und Neukunden tagtäglich hat und diese manuell nicht bewältigen kann.
  • wenn man Kosten sparen möchte
  • wenn man die Fehlerquote reduzieren will

Was ist zentral für den Aufbau mit Zapier Automatisierungen?

Wie mit allem was automatisch laufen soll oder viele Schnittstellen involviert sind sollte eine vernünftiges Konzept & Strategie nicht fehlen. Wer sich zuerst mit den Möglichkeiten, den einzelnen Schnittstellen auseinandersetzt und die Vorarbeit leistet, der wird mit zapier.com sehr sehr glücklich werden. Wer einfach drauf los konfiguriert verliert schnell den Überblick und versteht die Zusammenhänge weniger. Der Schlüssel für wirkungsvolle Schnittstellen sind also einerseits die Ursprungsdaten, deren Qualität und Einheitlichkeit und andererseits die Möglichkeiten der Schnittstellen bzw. eure Kreativität und Verständnis Daten zu „manipulieren“ und so zu formen, dass diese für euch mehr Wert generieren.

Fazit und Ausblick

Ich glaube mit meinen bescheidenen Automatisierungen die aktuell am laufen sind kratze ich gerade mal an der Oberfläche der Automatisierungsmöglichkeiten. Und doch nehmen mir diese schon enorm viel Arbeit ab.

Meine Automatisierungen mit zapier.com

  • Aus Facebook Leads wird ein neuer Kontakt in getResponse erstellt
  • Aus den Onlineshop Bestellungen wird ein neuer Kontakt in getResponse erstellt.
  • Aus den Onlineshop Bestellungen (WooCommerce) wird ein neuer Kontakt im ERP (Bexio) angelegt bzw. aktualisiert sofern dieser bereits existiert.
  • Aus Bestellungen von Shopify wird ein neuer Kontakt im ERP (Bexio) angelegt mit einem speziellen Merkmal.
  • Emails von einem bestimmten Absender werden direkt an einen Email-Parser gesendet, der wiederum das Email durchsucht nach Kundendaten, diese Kundendaten ausliest und in mein ERP (Bexio schreibt), dann eine Email versendet und schlussendlich in eine Google Tabelle schreibt für die Überwachung.
  • Neue Produkte, neue Blog-Beiträge werden automatisch auf Linkedin und dann auf Facebook veröffentlicht.

Meine nächsten Automatisierungen

Als nächstes soll meine Vorarbeit (neue Kontakte aus Onlineshop Bestellungen) automatisiert werden. Dazu müssen sämtliche Artikel des entsprechenden Onlineshops im ERP (Bexio) erfasst sein. Dann ist zapier.com in der Lage die Bestellungen automatisch zu erfassen und daraus eine Rechnung zu generieren und einen Lieferschein zu erstellen, diesen auszudrucken. Das bedarf noch einiges an Vorarbeit bis dies realisiert werden kann. Allerdings nimmt mir das enorm viel manuelle Arbeit ab.

Setzt du bereits auf zapier.com und deren Schnittstellenmöglichkeiten? Was sind deine Erfahrungen damit?

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